Só quem já viu uma ideia que tinha tudo para dar certo ir por água abaixo sabe como a gestão de projetos é essencial. Saiba mais sobre ela aqui! Qualquer projeto sem a gestão necessária corre o sério risco de dar muito errado e prejudicar todos os envolvidos.

E a necessidade de gerenciamento de projetos é crescente no mundo todo. Um dos últimos relatórios, divulgados pelo Project Management Institute, calcula que até 2027 os empregadores precisarão de 87,7 milhões de pessoas trabalhando em funções orientadas para o gerenciamento de projetos.  

Segundo o relatório, hoje 71% das organizações globais têm um escritório de gerenciamento de projetos e existe, ano a ano, um aumento otimista. 

Por isso, nesse artigo vamos mostrar tudo o que você precisa saber sobre gestão de projetos e como ela funciona na prática! Vamos lá?

O que é gestão de projetos?

Provavelmente você já sabe o conceito de “projeto”, mas vale lembrá-lo aqui. Um projeto nada mais é que um conjunto de atividades temporárias para criar um produto, serviço ou resultado único. Ele é temporário, porque tem um início e um fim estabelecidos e, com isso, um escopo e recursos definidos.

O desenvolvimento de um software, a construção de um prédio, a expansão das vendas em um novo mercado – todos eles são projetos. E tudo deve ser gerenciado com habilidade para entregar os resultados desejados dentro do prazo (e do orçamento).

A gestão de projetos é, então, a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para alcançar os resultados esperados.

Quais os benefícios ao gerenciar projetos?

Os benefícios ao gerenciar um projeto são inúmeros (mesmo) e garantem que as entregas sejam feitas com qualidade e no tempo certo. Escolhemos aqui três das principais vantagens da gestão de projetos, veja:

Mais produtividade 

O objetivo final do gerenciamento de projetos é a eficiência. Com um projeto bem estruturado, os envolvidos sabem exatamente o que precisam fazer e quando. Dessa forma, as atividades ganham mais fluidez sem perder a qualidade.

Melhor comunicação

A gestão de projeto traz consigo uma melhora na comunicação entre as partes envolvidas, garantindo sempre a troca de informações que são vitais para a execução das atividades. Se você já perdeu informações ao longo de um projeto por pura falta de comunicação, sabe como ela  é essencial em uma entrega bem-sucedida, não é mesmo?

Monitoramento e controle

O acompanhamento de todas as atividades do projeto podem medir o que já foi realizado, o que está adiantado, o que está atrasado… Enfim, com esse controle de perto, medidas corretivas podem ser usadas caso algum problema seja encontrado. 

Quais os principais métodos utilizados?

Existem dois tipos de metodologias aplicadas nos projetos: as metodologias tradicionais e as metodologias ágeis. A primeira acontece quando a maior parte do planejamento é feita com bastante antecedência e com todas as etapas “pré-concebidas”, ou seja, o projeto precisa obrigatoriamente passar por esse passo a passo, mesmo que isso influencie no prazo ou no custo (que acabam sendo uma consequência).

Já as metodologias ágeis propõem ciclos de desenvolvimento mais curtos, com entregas bem definidas. Além disso, elas também envolvem a melhoria contínua em seus processos, evitando que um erro se “prolongue” ou que o prazo e custo do projeto estourem. Vamos mostrar aqui alguns dos principais métodos utilizados atualmente na gestão de projetos, veja:

Waterfall

Nesse modelo de projeto, as tarefas vão acontecendo no modo “cascata”, de uma forma linear. Assim que uma tarefa é finalizada, a próxima se inicia, e assim por diante. Esse modelo depende da execução em ordem das tarefas e é um tipo de metodologia tradicional.

PRINCE2

O PRINCE2 se refere a PRojects IN Controlled Environments, ou projetos em ambientes controlados. Essa é mais uma metodologia tradicional, dividida em sete processos: direção de projeto, preparação de projeto, iniciação de projeto, gerenciamento de divisão de fases, controle de estágio, gerenciamento da entrega do produto e encerramento de projeto.

Agile

O Agile é uma metodologia de projeto ágil que tem se tornado muito popular entre as equipes no mundo todo. Com ele, as equipes são focadas na melhoria contínua e nas  reações flexíveis (e positivas) às mudanças. Algumas formas do Agile incluem o Scrum, o Kanban e o Smart. Saiba mais sobre eles:

Scrum

Resumidamente, o Scrum funciona a partir de uma lista definida por ordem de prioridade (o chamado “backlog”). As tarefas do backlog são distribuídas entre as equipes e assim começam os Sprints, que são os intervalos de tempo de desenvolvimento (normalmente 5 dias). Ao final de cada Sprint o time se reúne e faz uma revisão das tarefas a fim de validar se tudo foi feito da forma como deveria, se há algo que precisa ser refeito ou se é preciso adaptar ou melhorar algum ponto.

Kanban

É um modelo de sistema ágil e visual para controle e produção de atividades. O visual é muito importante no Kanban, já que ele consegue mostrar todo o andamento de um projeto (ou parte dele). Uma das primeiras coisas que você notará nessa metodologia são os cartões visuais (ou cards). As equipes escrevem uma tarefa por cartão, e esse cartão passará por etapas (normalmente funciona com colunas que separam tarefas a fazer, em execução e concluídas). 

Uma vez no quadro, esses sinais visuais ajudam os colegas de equipe e as partes interessadas a entender rapidamente no que estão trabalhando. Pode ser implementado em ferramentas online ou até em paredes.

Gestão de projetos na prática! 

Chegou a hora da mão na massa! O projeto vai começar e, antes de acelerar, que tal rever as melhores práticas de gerenciamento de projetos? Confira essa lista com um “passo a passo” que abrange todas as etapas que podem ajudar a garantir o sucesso do projeto.

1. Definição dos objetivos

O que se espera do projeto? Quem o produto final vai atingir? Quais são as metas estabelecidas? Quais são os recursos/ tempo disponíveis? Essas são algumas perguntas que devem ser respondidas na definição de objetivos do projeto. Somente com os objetivos claros é possível passar para as próximas etapas de maneira coerente e garantir uma entrega dentro do esperado.

2. Planejamento 

Sabendo dos objetivos do projeto, os gestores passam para a etapa de planejamento. Nela, itens importantíssimos como prazos e custos são colocados no papel. Além disso, aqui também é possível definir as equipes responsáveis por cada etapa do projeto e, em alguns casos, precificar os serviços.

3. Execução

Planejamento alinhado, chegou a hora da execução. Aqui entram funções como o gerenciamento de equipe, gestão de qualidade, acompanhamento de verba, acompanhamento da evolução do projeto, entre outros.

Nota: O ciclo PDCA é famoso nessa etapa dos projetos. Ele é uma ferramenta de gestão para garantir a melhoria contínua dos processos por meio de um circuito de quatro ações: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act).

4. Geração de relatórios

Ainda que a geração de relatórios aconteça durante todas as etapas do projeto, é importante ressaltar que, quando concluído, é necessário rever  os resultados. Assim, os envolvidos em seu desenvolvimento podem debater maneiras de otimizar os próximos projetos.

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